IZPIT – Organizator poslovnih srečanj in dogodkov – M-6/6

·        sodeluje z naročniki, zbira in analizira zahteve, cilje, namen dogodka

·        pripravlja ponudbe za dogodka glede na potrebe in zahteve stranke

·        upošteva variabilnost v kupni moči glede na vrsto naročnika, ciljne skupine udeležencev in  njihovih spremljevalcev

·        pripravlja kandidature za kongrese in jih zna ustrezno predstaviti in zagovarjati

·        pozna značilnosti domačega in mednarodnega trga organiziranja dogodkov

·        spremlja konkurenco ter novosti in trende na področju event managementa

·        pozna vrste poslovnih srečanj in dogodkov

·        pozna ekonomski vpliv organizacije/izvedbe poslovnih srečanj in dogodkov

·        obvlada osnove pogodbenega prava oz. zna skleniti pogodbe s ponudniki in naročniki

·        vzpostavlja strateška partnerstva na lokalni ravni oz. ravni destinacije

·        predstavi in utemelji konkreten marketinški načrt

·        predstavi in utemelji predračun

·        našteje vse vrste storitev, ki so sestavni del ponudbe

·        opiše vlogo operativnih servisov

·        opiše vlogo vključevanja potencialnih lokalnih in regionalnih partnerjev v destinaciji

·        klasificira dogodke in opiše njihove ključne značilnosti

·        navede značilnosti kongresnega trga oz. trga poslovnih srečanj in dogodkov

·        opredeli razlike med različnimi naročniki in udeleženci poslovnega srečanja ali dogodka ter razlike med pobudniki, organizatorji in gostitelji poslovnega srečanja ali dogodka

·        pojasni ekonomski pomen oz. vpliv dogodkov

·        opiše trenutne trende na področju organizacije dogodkov

·        navede in opiše možnosti trženja kongresa in njegove promocije

·        navede in opiše katera strateška partnerstva so pomembna za uspešno organizacijo dogodka

·        izbere in vodi izvedbeni tim dogodka

·        vodi organizacijski odbor

·        izdela marketinški načrt in predvidi marketinška orodja ter načrtuje in vodi promocijske aktivnosti za dogodek

·        načrtuje sodelovanje z mediji in javnostmi

·        sodeluje s podizvajalci

·        sodeluje z lokalnimi predstavniki

·        izvaja pogajanja in sklepa pogodbe z naročniki in s podizvajalci ter skrbi za njihovo pravilno izvajanje

·        predlaga ustrezen kraj za izvedbo dogodka glede na karakteristike

·        pozna osnovne standarde za prireditvene dvorane

·        upošteva raznolikost udeležencev in njihovih spremljevalcev

·        ugotovi specifične potrebe in želje ključnih udeležencev

·        pripravi posebna vabila in spremlja potrditve udeležbe

·        pripravi celoten program in načrt dogodka od priprave, izvedbe do zaključnih aktivnosti

·        načrtuje protokol

·        načrtuje prevoz in prenočišča za ključne osebe

·        pridobi vsa potrebna dovoljenja za izvedbo dogodka

·        izbere tehnično opremo (avdio-video in multimedijska oprema, govorniški pulti, oprema za prevajalske storitve, osvetlitev ipd.)

·        ugotavlja tveganja ter predvidi ukrepanja

·        previdi varnostna tveganja in ukrepe

·        na konkretnem primeru opiše in pojasni morebitne prednosti ali slabosti destinacije/kraja za organizacijo poslovnega srečanja oz. dogodka

·        predstavi deležnike v procesu načrtovanja in načine načrtovanja

·        opredeli ključne dejavnike, ki so vplivali na izbiro lokacije

·        našteje vsa potrebna dovoljenja, ki jih je potrebno pridobiti za izvedbo dogodka

·        predstavi program dogodka

·        predstavi in utemelji časovni načrt dogodka

·        navede in predstavi temeljne sestavine pogodb z različnimi deležniki (z naročniki, s hoteli, kongresnimi centri, s podizvajalci)

·        predstavi pripravljalne aktivnosti in sodelovanje z naročnikom, s podizvajalci, z lokalnimi predstavniki

·        predstavi ciljno skupino dogodka

·        predstavi in utemelji marketinški načrt in promocijske aktivnosti

·        opredeli oz. našteje osnovno tehnično opremo

·        predstavi in utemelji izbor gostinskih storitev

·        predstavi varnostna in druga tveganja in ukrepe

·        načrtuje druge spremljajoče aktivnosti za uspešno izvedbo poslovnega srečanja oz. dogodka (moderator, aranžma, avdio-video storitve, osvetlitev, glasba idr.)

·        predstavi sodelovanje z mediji in javnostmi

·        pojasni vlogo in sestavo organizacijskega odbora

·        izdela kalkulacijo in oblikuje ceno vstopnice oz. kotizacijo

·        oceni finančno tveganje

·        pozna zakonitosti gibanja stroškov

·        izračuna prag rentabilnosti

·        določi načine in roke plačila

·        pripravi obračun poslovnega srečanja ali dogodka

·        načrtuje ključne elemente, potrebne za uspešno izvedbo poslovnega srečanja ali dogodka (kraj dogodka, organizacija prostora, tehnične storitve, gostinske storitve, okvirni časovni razpored prireditve, nastanitve in transferji)

·        pojasni ceno in izračun praga rentabilnosti

·        pojasni finančno tveganje

·        načrtuje logistiko dogodka

·        poskrbi za ustrezna zavarovanja ter upoštevanje pravnih, zdravstvenih in varnostnih obveznosti

·        pripravi vse elemente, potrebne za uspešno izvedbo dogodka (organizacija in dekoracija prostora, tehnične zahteve, posebne zahteve gostov, parkirišča, gostinske storitve, časovni razpored prireditve, spremljajoča ponudba, varnost, požarna varnost, prva pomoč, čistoča…)

·        vodi organizacijske priprave in koordinira izvajanje storitev

·        spremlja realizacijo v skladu z načrtom in ukrepa v primeru odstopanj

·        upošteva prireditveni protokol

·        ukrepa v primeru kriznih dogodkov

·        prepozna probleme, ki se pojavijo pri organizaciji dogodkov in jih zna uspešno reševati

·        predstavi postavitev prireditvenega prostora oz. dvoran in pojasni osnovne standarde

·        pojasni logistiko dogodka

·        pojasni prireditveni protokol

·        opiše osnovne elemente protokola, kadar gre za protokolarni dogodek

·        evidentira in prepozna ozka grla oz. kritične točke dogodka predstavi in utemelji prireditveni protokol

·        predstavi izvedbo dogodka

·        predstavi varnostna in druga tveganja in pojasni ukrepe v primeru le-teh

·        opravi zaključni pregled kraja dogodka

·        izvede zaključno evalvacijo

·        analizira uspešnost izvedbe

·        pripravi zaključno poročilo in pripravi predloge izboljšav

·        obračuna prihodke in stroške dogodka

·        izdela finančno poročilo in izračuna finančni izid

·        predlaga možnosti finančne optimizacije

·        predlaga izboljšave glede izvedbe poslovnega dogodka

·        predstavi finančno poročilo dogodka in predlaga možnosti optimizacije